Checklista för kontorsstädning

Kartlägg ytor och rum

Börja med en enkel planritning eller lista över kontoret. Hur stor är lokalen, och hur är den indelad? Ett öppet kontorslandskap städas på ett annat sätt än många små rum. Notera golvmaterial – textilmatta, linoleum, parkett eller klinker – eftersom de kräver olika metoder.

• Total yta och antal våningar.
• Antal arbetsrum, mötesrum och öppna ytor.
• Pentry, kök och pausrum.
• Toaletter och eventuella duschar.
• Entré, reception och väntrum.
• Förråd, arkiv och serverrum (ska de ingå?).

Bestäm frekvens

Hur ofta kontoret behöver städas beror på hur många som vistas där och hur lokalen används. Ett kontor med kundbesök och många medarbetare kan behöva daglig städning av entré, pentry och toaletter, medan ett litet kontor ofta klarar sig med städning varje vecka. Det går också att kombinera: pentry och toaletter ofta, golv i arbetsrum mer sällan.

Prioritera hygienutrymmen och pentry

Det är i pentryt och på toaletterna som brister märks först. Bestäm vad som ska ingå där: diskbänk och kranar, mikrovågsugn, kylskåp, kaffemaskin, sopsortering och påfyllning av tvål, papper och handdukar. Ska kylskåpet rensas regelbundet? Vem ansvarar för disken?

Entréer under vintern

I Jämtland dras mycket snö, slask och grus in under vinterhalvåret. Entrén och närmaste golvytor kan behöva extra insatser under den perioden. Bra entrémattor som rengörs regelbundet minskar slitaget på resten av golven.

Åtkomst, tider och säkerhet

• När ska städningen ske – före, under eller efter arbetstid?
• Hur får städpersonalen tillgång till lokalen (nyckel, tagg, larmkod)?
• Finns utrymmen där städning inte ska ske, till exempel med känsliga dokument?
• Var finns förråd för städmaterial och var ska sopor lämnas?

Tillval några gånger per år

Utöver den löpande städningen kan fönsterputs, golvvård, storstädning av pentry och rengöring av ventilationsgaller läggas in några gånger per år. Det är ofta effektivt att planera in dem i samband med lugnare perioder.

Särskilda utrymmen

Vissa utrymmen kräver extra planering. Serverrum och utrymmen med känslig teknik städas ofta bara efter särskild överenskommelse. Arkiv och rum med sekretessbelagda handlingar kan behöva låsas eller undantas. Mottagningar och väntrum med många besökare behöver tätare städning av kontaktytor som dörrhandtag, stolsarmar och disk. Gym, duschar och omklädningsrum för personalen bör ingå i schemat om de finns. Skriv ned vilka utrymmen som ska ingå och vilka som inte ska det, så blir det tydligt för alla.

Från förfrågan till första städning

När ni har kartlagt behoven skickar ni underlaget i en offertförfrågan. Ofta behövs en kompletterande fråga eller ett besök för att förstå lokalen. Därefter får ni ett förslag på upplägg, frekvens och pris. När upplägget är godkänt bestäms startdatum, åtkomst och kontaktpersoner.

Det första städtillfället tar ofta längre tid, eftersom lokalen ska komma upp i en grundnivå. Därefter går den löpande städningen snabbare. Ha en uppföljning efter några veckor där ni går igenom vad som fungerar och vad som behöver justeras.

Exempel på städschema

Ett städschema gör det tydligt för både er och städpersonalen vad som ska göras och hur ofta. Nedan är ett exempel som kan anpassas efter lokalen.

• Vid varje besök: tömma papperskorgar, torka pentry och bord, städa toaletter, dammsuga gångytor och entré.
• Varje vecka: dammsuga och moppa alla golv, torka skrivbord som är fria från papper, rengöra dörrhandtag och strömbrytare.
• Varje månad: dammtorka högre ytor, rengöra kyl och mikrovågsugn, torka av stolar och lampor.
• Några gånger per år: fönsterputs, golvvård och storstädning av pentry.

Rena skrivbord och tydliga regler

Städningen blir effektivare när skrivbord och ytor är fria från papper och personliga saker. Många kontor inför en enkel regel om att lämna skrivbordet tomt vid dagens slut på städdagar. Bestäm också vem som ansvarar för disk, kaffemaskin och rensning av kylskåpet – det är vanliga källor till missförstånd.

Miljö och rengöringsmedel

Har ni miljökrav eller önskemål om parfymfria eller miljömärkta medel? Ange det i förfrågan. Det gäller även sopsortering: berätta hur ni sorterar och var avfallet ska lämnas.

Följ upp

Bestäm hur ni vill lämna synpunkter och vem som är kontaktperson på kontoret. En kort genomgång efter de första veckorna gör det lättare att justera upplägget så att det passar verksamheten. Observera att RUT-avdrag inte gäller städning av företagslokaler.